在日常工作中由于不同需要，我们经常需要对两种文档进行转换。除了繁琐的纯手工复制、粘贴，其实还有更好的两种文档互换高效方法。用好样式，DOC秒变PPT大家知道PPT文档一般都是一页文档一个主题，文字大多由标题和副标题组成，主要用于演示。DOC文档则主要是一篇文章，文字主要由小标题和正文组成，因此如果要将DOC文档转化为PPT，我们就需要预先对文档进行处理，这样才方便在PPT中进行展示。
比如一些员工的演讲词喜欢在Word中撰写，现在需要将其转化为PPT便于投放到投影仪。首先在Word中要将文档按照特定的样式组织，打开文档后先选中原来文档的标题，接着点击样式框的新建样式，按提示新建一个名为演讲标题的新样式，字体格式建议设置为等线，小三（图1）。
图1 新建样式同上，选中演讲正文后也新建一个演讲副标题的样式，字体设置为等线，五号，格式设置为左对齐，间距设置为默认。完成样式的设置后，选中原来演讲的标题和正文的内容，然后依次应用到对应的样式（即演讲主题和演讲副标题样式）。完成后点击视图大纲视图显示2级标题，查看原来文章的标题和正文内容是否对应到相应的级别。
这里的标题和副标题内容就对应幻灯片中主标题和副标题文本（图2）。图2 大纲视图小提示word如何转换ppt：由于不宜在PPT展示过多的文本内容，并且为了样式的统一。对于原来文字较多的DOC文本，建议操作之前删除一些不必要的文本，同时文章一定要按照实际内容提取出小标题作为后续1级标题。
这样完成样式的创建后，以后对于后续需要转换的文本，应用样式即可快速完成。完成上述操作后保存文档，接着点击文件Word选项快速访问工具栏，在不在功能区中的命令选中发送到Microsoft PowerPopint命令，点击添加将其传输到右侧菜单栏。
接着返回Word窗口，点击窗口上方恢复按钮的发送到PPT按钮即可（图3）。图3 发送到PPT此时系统会自动启动PPT，同时上述文本内容会按照标题和副标题级别自动填充到幻灯片中。完成内容的填充后可以对PPT稍加修饰，比如更换背景、配色等，还可以切换到视图幻灯片母版，快速设置好母版的版式进行套用（图4）。
图4 转化效果展示就地取材，PPT高效转DOC除了上述转换外，很多时候则需要将PPT文档转化为DOC以方便保存和后续浏览。如果要实现这类转换，PPT已经提供相应的组件。如果要保持PPT原来幻灯片中的行标、各种符号原封不动保存到Word中，在PPT打开需要转化的文档后点击视图大纲视图，这样在左侧窗格可以看到所有幻灯片的文字内容，按提示进行全选复制，然后粘贴到Word中保存即可（图5）。
图5 使用大纲模式复制不过这样的方式只能复制PPT中的文字，如果还要保存其中图片，并且转化后的文字无需再次编辑（比如产品宣传文档等），那么可以将PPT文档另存为图片。转化后再将图片导入Word，并加上简单的文字说明即可（图6）。图6 通过图片保存PPT完整信息上述方法是使用简单复制粘贴的方法实现文档转化，如果PPT的幻灯片较多，那么还可以直接将其导出。
点击文件-导出创建讲义，点击创建讲义，在弹出的窗口选择备注在幻灯片旁，这样选择的PPT文档也会直接传输到Word中（图7）。图7 创建讲义在启动的Word会打开上述PPT文件，点击页面布局/分栏/两栏，这样幻灯片都变成了两栏的方式呈现。不过可能一些幻灯片文件会太大，导致一部分不显示，最后还需要删除多余文字，缩小页边距等操作，完成后保存即可（图8）。
图8 转换为DOC文档后的效果不过由于PPT的排版比较宽松，在Word创建为讲义后可能包含很多空行。对于这些空行使用查找与替换工具进行删除即可。在打开替换窗口，查找输入^p^p，替换为^p，然后点击全部替换即可。
